تنظيم البريد الإلكتروني: خطوات فعالة للحفاظ على صندوق بريد مرتب

يُعد استخدام ميزة البحث في البريد الإلكتروني وسيلة سريعة للوصول إلى الرسائل المهمة. لكن، عندما يكون عدد الرسائل كبيرًا، تصبح نتائج البحث أقل دقة. في هذه الحالة، يُفضَّل إنشاء مجلدات مخصصة لتنظيم الرسائل.

أنشئ مجلدات حسب نوع الرسائل

أوضحت الهيئة الألمانية، في تقرير لوكالة الأنباء الألمانية، أنه يمكن تقسيم البريد الإلكتروني إلى مجلدات متعددة. على سبيل المثال:

• مجلد للخدمات المصرفية

• مجلد للرسائل العائلية

• مجلد للسفر والرحلات

• مجلد للتسوق الإلكتروني

• مجلد للنادي الرياضي

بعد تصنيف الرسائل، يمكن للمستخدم سحب الرسائل الجديدة إلى المجلد المناسب. بهذه الطريقة، يظل صندوق البريد منظمًا، ويسهل العثور على الرسائل لاحقًا.

أتمتة الفرز باستخدام القواعد أو الملصقات

تعتمد طريقة التنظيم على البرنامج أو الخدمة المستخدمة. بعض خدمات البريد تتيح إنشاء قواعد تلقائية للفرز، بينما تستخدم خدمات أخرى نظام “الملصقات” بدلًا من المجلدات. لكن الفكرة واحدة: تنظيم البريد لتسهيل الاستخدام.

إذا امتلأت مساحة البريد: خطوات فورية لحذف الرسائل

في بعض الأحيان، قد يتوقف البريد عن استقبال الرسائل الجديدة بسبب امتلاء المساحة. إليك أبرز الإجراءات السريعة للتعامل مع المشكلة:

1. حذف الرسائل الكبيرة

غالبًا ما تشغل المرفقات الضخمة مساحة كبيرة. من الأفضل حذف الرسائل غير الضرورية بعد تنزيل المرفقات المهمة.

2. حذف الرسائل القديمة

يمكنك فرز الرسائل حسب التاريخ، ثم حذف الرسائل التي لم تعد مهمة أو لم يعد لها قيمة عاطفية أو عملية.

3. حذف الرسائل حسب المرسل أو الموضوع

ابحث عن رسائل من مصادر متكررة، مثل النادي الرياضي أو النشرات الإخبارية. بعد ذلك، احذفها دفعة واحدة. لا تنسَ مراجعة الرسائل المرسلة أيضًا.

عنوان بريد إلكتروني ثانوي للنشرات

ينصح الخبراء الألمان بإنشاء عنوان بريد إلكتروني منفصل للنشرات الإخبارية والإعلانات. هذا يُبقي بريدك الأساسي خاليًا من الرسائل غير المهمة، ويساعدك على التركيز على ما يهمك فعليًا.